مراحل شروع ثبت پروپزال تا پایان نامه تحصیلات تکمیلی
تصويب پروپوزال در گروه تخصصي: لازم است دانشجويان از آخر ترم دوم به فكر تعيين مطالب مورد علاقه در رشته خود باشند و به نوعي عنوان پايان نامه و استاد راهنماي خود را با مراجعه به مدير گروه خود و راهنماييهاي ايشان، با توجه به شرايط گروه خود تعيين نمايند. لازم به ذكر است كه تصميم گيري در مورد انتخاب شخص استاد راهنما، از وظايف گروه تخصصي مربوطه است و از طريق مدير گروه ابلاغ مي‌گردد. قبل از هر توضيح ديگر لازم است به اطلاع دانشجويان برسانيم كه همه فرمهاي خام مورد نياز دانشجويان در امور پژوهشي، از ابتداي انتخاب عنوان پايان نامه تا فارغ‌التحصيلي در سايت دانشگاه، معاونت پژوهشي، امور پايان نامه موجود است و تمام فرمهاي موجود بروز مي‌شوند. پس شما مي‌توانيد همه فرمهاي مورد نياز خود را از محل گفته شده دانلود نماييد. توجه داشته باشيد كه مرورگر خود را اينترنت اكسپلورر انتخاب نماييد، تا صفحه اصلي دانشگاه را به طور كامل ببينيد.
پس از تصميم گيري اوليه، فرم الف و پروپوزال خود را تحويل مدير گروه خود دهيد. ممكن است بارها توسط مدير گروه يا استاد راهنما پيشنهاداتي جهت اعمال تصحيحات يا حتي تغييرات اساسي در فرم الف و پروپوزال صورت بگيرد. بنابر اين پس از تحويل فرم الف و پروپوزال خود به مدير محترم گروه تا تاييد نهايي پروپوزال در گروه تخصصي ،به نحوي كه مدير محترم گروه مشخص مي فرمايند ، با ايشان در ارتباط باشيد. به نوعي مي‌توان گفت كه حساسترين و مهمترين مرحله ورود به پايان نامه انتخاب عنوان پايان نامه و نحوه تكميل پروپوزال مربوطه است. پروپوزال تكميل شده توسط دانشجو در جلسه گروه تخصصي مورد بررسي و مطالعه قرار مي‌گيرد تا از نظر تكراري نبودن، متناسب بودن با رشته تحصيلي و ساير وجوه تخصصي و علمي با عنايت به شرايط گروه تخصصي مورد تاييد واقع شوند. در اكثر گروهها به صلاحديد مدير و اعضاي گروه جستجوي ايرانداك و سيكا جهت جلوگيري از وقوع كار تكراري از دانشجو خواسته مي‌شود. پروپوزالي كه توسط گروه مورد تاييد واقع شود، به منزله شروع كار تحقيقاتي دانشجو است و لازم است دانشجو مطالعه و نگارش پايان نامه خود را شروع نمايد.
تصويب پروپوزال در دانشكده و دانشگاه: پروپوزال تصويب شده در گروه، در اختيار امور پژوهشي دانشكده قرار مي‌گيرد و بعد از بازبيني، بررسي مجدد و احتمالا پيشنهاد چند تغيير، پس از تاييد جهت اخذ تاييديه نهايي و اخذ كد به امور پژوهشي دانشگاه ارسال مي‌گردد. تمام مراحلي كه در امور پژوهشي دانشكده و امور پژوهشي دانشگاه صورت مي‌گيرد، از طريق سايت دانشگاه به اطلاع دانشجو مي‌رسد. به عبارت بهتر اگر دانشجويي پروپوزال خود را تحويل امور پايان‌نامه يا امور پژوهشي دانشكده داده باشد كافي است آخر هر هفته با يوزر و پسورد دانشجويي خود در صفحه اصلي سايت دانشگاه وارد شود و هر خبر جديد در مورد تصويب شدن يا عدم تصويب و يا اعمال هرگونه تغيير در پروپوزال خود را از طريق پيام شخصي دريافت كند و هيچ گونه نيازي به مراجعه حضوري دانشجو به امور پژوهشي نيست. لازم به ذكر است كه پيامهاي ارسالي به دانشجو بعر از گذشت يك ماه خود به خود حذف مي‌شوند، فلذا اگر بيش از يكماه به سايت مربوطه مراجعه نكنيد ممكن است پيامهاي خود را نبينيد. پيشنهاد مي‌شود بعد از ارائه پروپوزال خود به امور پژوهشي آخر روز چهارشنبه هر هفته سايت انتخاب واحد خود را مورد بازبيني قرار دهيد. زمان و مدارك لازم جهت درخواست دفاع: بر اساس تصویب شورای تحصیلات تکمیلی دانشگاه زمان ارائه فرم درخواست آمادگی دفاع که به تایید اساتید راهنما و مشاور رسیده باشد، در دو نیمسال به شرح زیر خواهد بود. چنانچه دانشجوئی بعد از زمان مقرر مراجعه نماید شامل تمدید پایان نامه خواهد شد.
نیمسال اول: حداکثر تا تاریخ 30 دی ماه هر سال نیمسال دوم: حداکثر تا تاریخ 31 مرداد ماه هر سال مدارك لازم براي تعيين وقت دفاع : دانشجوياني كه مدت 6 ماه از تاريخ تصويب گرو تخصصي آنها گذشته باشد مي‌توانند با تاييد استاد راهنما ( ودر صورت وجود، تاييد استاد مشاور) نسبت به درخواست دفاع اقدام نمايند.مدارك لازم براي تعيين وقت دفاع به شرح زير است:
1. اخذ فرم درخواست دفاع (از طريق سايت دانشگاه يا مراجعه حضوري به مسول امور پايان نامه) و تكميل فرم مربوطه به ترتيب مزبور در فرم
2. در دست داشتن فرم شركت در جلسات دفاعيه كه قبلا به تاييد مسول امور پايان نامه رسيده است.
3. تكميل فرم ب به صورت پرينت و سي دي آن ( كه طبق فرمت دانشگاه حداكثر در يك صفحه تنظيم مي‌شود ودر ضمن محتويات سي دي بايد به صورت word ذخيره شود. شايسته است روي سي دي با ماژيك مخصوص عبارت فرم ب همراه با مشخصات دانشجو شامل نام و نام خانوادگي، شماره دانشجويي، رشته مربوطه، شماره كد پايان نامه و تاريخ اخذ كد قيد گردد.)
4. نصب آگهي دفاع 4 روز قبل از دفاع در 4 نسخه به شرح زير ( نسخه اول: طبقه اول دانشكده مربوطه دانشجو، نسخه دوم: بولتن امور پژوهشي واقع در طبقه سوم دانشكده علوم، نسخه سوم تحويل مسول امور پايان نامه و نسخه آخر در دست دانشجو است كه در صورت همزماني چند دفاع در دم درب محل برگزاري لازم است نصب شود.) مدارك و شرايط لازم براي تعيين ارزش مقاله: طبق بخشنامه سازمان مركزي مقالاتي كه آدرس آنها مطابق مصوب دانشگاه نباشند مشمول اخذ نمره نخواهند شد و به خاطر حساسيت همين موضوع در دو صفحه آخر پروپوزال آدرس صحيح نوشته شده كه تحت عنوان تعهد اساتيد و تعهد دانشجو به امضاي اساتيد راهنما و مشاور --در صورت وجود-- و خود دانشجو مي‌رسد، ولي باز در اغلب اوقات مشاهده مي‌شود كه دانشجويان و اساتيد محترم زحمت نوشتن مقالات را تقبل مي‌فرمايند ولي به دليل عدم انطباق آدرس بيان شده با مصوبه دانشگاه، امكان نمره دادن براي اين مقالات مقدور نمي شود.
بنابر اين آدرس صحيح را در زير براي تاكيد در زير آورده‌ايم:
الف-- آدرس صحیح دانشگاه در مقاله هاي انگليسي: Departmant of نام گروه آموزشی مربوطه, ..... Branch, Islamic Azad University,l, Iran به عنوان مثال اگر یک دانشجو یا استادی از گروه مهندسی محیط زیست مقاله چاپ کند آدرس دانشگاه بایستی به شکل زیر باشد: Departmant of Environmental engineering, Ardabil Branch, Islamic Azad University, ...... Iran
ب-- آدرس صحیح دانشگاه در چاپ مقالات به زبان فارسی: نیز به شرح زیر می باشد نام گروه آموزشي مربوطه، واحد.......،دانشگاه آزاد اسلامی، .......، ايران به عنوان مثال اگر از گروه شيمي مقاله ارائه گردد آدرس نویسنده به شرح زیر خواهد بود گروه شيمي،واحد .......، دانشگاه آزاد اسلامي، .......، ايران آن دسته از دانشجوياني كه در پرديس علوم و تحقيقات واحد ....... پذيرفته شده‌اند و هم اكنون در واحد مادر (......) تجميع شده‌اند، لازم است هم نام واحد علوم و تحقيقات و هم نام واحد مادر را به شرح زير قيد كنند: ج-- مقالات انگليسي 1- Departmant of نام گروه آموزشي,
Science and Research Branch, Islamic Azad University, ......, Iran 2- Departmant of نام گروه آموزشي, ...... Branch, Islamic Azad University,........l, Iran در ذکر اسامی نویسندگان مقالات مستخرج از پایان نامه آوردن اسامی به غیر از نام اساتید راهنما و مشاور و نام دانشجو خلاف مقررات سازمان مرکزی دانشگاه بوده و مشمول استفاده از امتیاز مقاله نمی گردد. ذکر ترتیب اسامی در مقاله به ترتیب عبارتند از : نام دانشجو ، نام استاد راهنما و نام اساتید مشاور می باشد. ذکر اسامی که در پایان نامه به هر نحو کمک کرده اند تنها در بخش سپاسگزاری مقاله امکان پذیر می باشد.